Mail aziendale: disattivazione obbligatoria
Certo, è necessario garantire continuità operativa, tuttavia occorre innanzitutto prevedere una policy aziendale preventiva, inoltre occorre disattivare l’account al più presto quando il dipendente cessa il rapporto. Un’azienda è stata sanzionata per aver mantenuto attivo otto mesi un account di un ex dipendente, inoltrando le mail ad altro indirizzo. Ragionevole disporre una risposta automatica che suggerisca un nuovo contatto, così da consentire ai vari contatti di aggiornare la propria rubrica e far sì che la ditta non perda comunicazioni magari importanti, ma inoltrare la mail può creare violazioni anche gravi. Immaginiamo che un cliente stabilisca un rapporto confidenziale con il venditore e che quindi gli comunichi uno stato di salute, un problema familiare, una decisione in ambito lavorativo: sicuramente non apprezzerebbe che venisse letta da estranei. Neppure vale il discorso che la mail aziendale dev’essere utilizzata per fini esclusivamente lavorativi: non si può essere responsabili di ciò che arriva dall’esterno. In ogni caso occorre sempre valutare se è realmente necessario fornire una mail nominativa: un indirizzo generico come vendite@ditta… o acquisti@ditta… crea molti meno problemi, essendo chiaramente un indirizzo di gruppo, per cui chi scrive è consapevole del fatto che altri possono leggere il messaggio.
