Mail lavoratore: cosa conservare per quanto
Abbiamo già accennato al fatto che il Garante è stato tacciato di avere sbagliato nel conservare dati per tempi molto lunghi, contravvenendo ai sui stessi principi, ma avevamo anche spiegato come un dato conservato 24 anni non sia necessariamente una violazione: banalmente il dato “account attivo da…” può restare per 40 anni, se il dipendente resta in attività per tutto questo tempo. Inoltre c’è l’aspetto della mail nominativa del lavoratore, che è di sua esclusiva pertinenza e gestione, per cui starà a lui decidere cosa e quanto conservare, senza che il datore di lavoro possa accedere e controllare. Al massimo potrà emanare delle linee guida, delle direttive aziendali. Anche in questo caso, non è detto che una conservazione per lungo periodo violi una normativa: se chiedo alla software house come fare un certo lavoro ed essa mi risponde spiegando la procedura, è giusto che conservi quella mail fino a quando quella procedura è attiva, fossero anche trent’anni. Neppure è sbagliato conservare un messaggio per ragioni affettive: un collega che ci ha aiutati e poi si è trasferito, qualcuno a cui eravamo legati ed è venuto a mancare. Diverso è invece il discorso dei metadati, ovvero di quei dati – che normalmente non entrano nella conoscenza e disponibilità del dipendente – volti a verificare il funzionamento e la sicurezza del sistema. Il punto centrale resta la riservatezza delle comunicazioni e un legittimo controllo del dipendente, ed in questo caso è l’Autorità stessa, attraverso il Responsabile delle strutture e transizione digitale, ad approfondire la questione.
