Ma possiamo fotocopiare i documenti?
La gestione dei documenti di identità è piuttosto delicata, anche perché l’art.38 DPR 445/00 – ancora valido nonostante tutte le riforme digitali – consente di presentare un’istanza confermando la firma attraverso l’allegazione di una copia non autenticata di un documento d’identità. Ma allora se vado in un albergo, se compro un telefono, se compro le mele al mercato devo accettare che il mio documento venga fotocopiato e conservato? Dipende. Ad esempio per l’attivazione di una linea telefonica è richiesto, quindi è coretto conservarlo. Anche nel caso di un albergo, le leggi di pubblica sicurezza (peraltro emanate in risposta all’ondata di attentati terroristici degli anni ’70). In molti altri casi, tuttavia, non è necessario e quindi è illegittimo chiederlo e, soprattutto copiarlo e conservarlo, dato che tra il non identificare e fare la copia c’è la via intermedia della verifica ictu oculi e questo vale anche per gli Enti pubblici, non solo per i privati. Inoltre si pone il termine della conservazione: per quanto tempo ad esempio un albergo deve conservare il documento? Sicuramente non oltre la scadenza, questo è evidente, ma ha senso conservarlo per dieci anni, così da accelerare le pratiche se il cliente ritorna, oppure occorre cancellarlo qualche giorno dopo il termine del soggiorno? In questo caso non c’è una risposta univoca e bene fanno quei (pochi) alberghi che lo chiedono direttamente al cliente: nella prima fase il trattamento risponde a un obbligo di legge; esaurito questo obbligo un ulteriore trattamento viene basato sul consenso, per cui se il cliente è intenzionato a tornare e vuole lasciarlo non c’è alcun divieto assoluto, mentre se non ha intenzione di tornare o se preferisce ripresentarlo ogni volta è libero di decidere.
